要点はまとめた方が作業効率は良くなりますが、タスクはまとめちゃダメです。業務効率化のコツは色々ありますが、要点はまとめてタスクは細分化するってのが鉄板です。
同じレベルの情報が複数あると思考が止まる
同じレベルの情報を複数並べると人は思考を止めてしまうので、情報には必ず優劣をつけるってのは広告デザインなんかではもっぱらの定石です。
長期休暇にあれやこれもやろうって計画してはみたけれど、結局何もできなかった的なアレと同じ現象です。
それはタスクに関しても同じで、同じ優先度のまとまったタスクを複数抱えていると、どこから手を付けていいのかわからなくなります。
タスクを細分化すると情報に優劣ができる
同じ優先度で、まとまった複数のタスクを効率よくこなすにはタスクの細分化がおすすめです。
順序を無視して出来るタスクと順序が重要なタスク
タスクを細分化すると、いつでも行えるタスクと、あるタスクをこなした後でしか行えないタスクに分類出来ると思います。
となると必然的に優先順位がうまれます。先にこなさなければならないタスクから消化していくのが、自然ですよね。つまり情報に優先順位がつき、判断が行いやすくなるということです。
タスクを細分化すると人に仕事が頼みやすくなる
タスクを細分化するとタスクに優先順位がうまれるだけではなく、他の人に仕事が頼みやすくなるメリットがあります。
自分で行わなくてもいいタスク、単独で実行できるタスク
タスクの中には自分以外の人間でもできるタスクや他のタスクとの因果関係がなく単独で実行できるタスクも存在します。
「手が空いたから手伝うよ！」って申し出を受けた時も、タスクの細分化を行って整理しておけば、どのタスクが頼めるタスクかも明確です。
せっかく手伝いの申し出を受けてもタスクの分類ができてなくては、明確に指示出しすることも困難です。
タスクの細分化とホウレンソウの徹底で有事の対応もスムースに
タスクの細分化とホウレンソウを徹底しておけば病欠等の有事の際も周りの人間が対応を行いやすくなります。
タスクの細分化は自分の作業効率が上がるだけでなく、組織としても助かるってことですね。
